Профессиональное обучение HR
Адаптация персонала: из чего состоит система и какая роль HR-специалиста в этом процессе
Оглавление
Адаптация персонала – это такой бизнес-процесс, про который все знают, что он должен быть, но на практике на это часто просто не хватает времени. На самом деле, стоит один раз выстроить все элементы этой системы и далее годами она будет работать, помогая вам вовлекать новых сотрудников в работу, снижая текучесть на испытательном сроке, повышая лояльность новичков к компании с первых дней работы и многое другое.
Сотнями компаний уже доказана эффективность адаптации персонала в компании или онбординга. Во многих компаниях используются инструменты удаленной адаптации персонала в связи с тенденцией к дистанционной работе.
Тем не менее, базовые инструменты адаптации остаются одинаковые в независимости от того, как их применять – в офисе или дистанционно. Просто при дистанционном онбординге он более диджитализирован и требует большего арсенала технических инструментов.
Сейчас поговорим обо всей системе в целом и о каждом элементе в отдельности.
Для того, чтобы HR-специалисту было удобнее организовывать и контролировать процесс адаптации конкретного новичка, создается План адаптации нового сотрудника в должности, который включает весь спектр мероприятий с указанием сроков и ответственных лиц.
В данной статье мы примем, что срок адаптационного периода по времени равен 3 месяцам испытательного срока (иногда они могут отличаться).
Статья "План адаптации сотрудника. Разбираем инструмент"
Что необходимо сделать до того, как новый сотрудник придет на работу
- Подготовить рабочее место и подключить персональный компьютер (если сотрудник будет работать в офисе). Ситуация, когда сотрудник приходит в первый день на работу, его не знают куда посадить и начинают искать рабочее место, очень некомфортна для новичка.
- Назначить наставника на адаптационный период. Наставник или ментор – человек, который будет помогать новичку по многим профессиональным вопросам, передавать ему свой опыт и навыки в течение всего периода вхождения в должность.
- Должен быть подготовлен план работы на адаптационный период с описанием планируемых результатов и сроков выполнения. Причем контрольные точки должны быть с коротким временным промежутком не более 1 недели.
- Накануне выхода на работу необходимо созвониться с будущим сотрудником, напомнить о первом рабочем дне, еще раз рассказать к какому времени и куда ему подойти в первый рабочий день.
Что входит в зону ответственности HR-специалиста на этом этапе:
- Разработать систему наставничества, требования к наставникам, выбор наставников и систему их мотивации
- Совместно с наставником и будущим руководителем подготовить план работы на период адаптации
- Проконтролировать подготовку рабочего места (если работник выходит в офис) сотрудниками ИТ-отдела и руководителем
- Быть на связи с будущим сотрудником до момента его выхода на работу
Что необходимо сделать в первый день работы
По данным исследований, именно первый день является решающим – останется новичок в компании или уйдет. Именно в первый день он принимает решение о работе в компании, а в последующие месяц – два только находит подтверждение или опровержение своему решению.
- Ознакомить с локально-нормативными актами компании и подписать трудовой договор
- Подарить welcome box и Книгу новичка, содержащую как официальную информацию, так и информацию неофициального характера
Какая информация может в ней содержаться:
- Приветствие директора
- История компании
- Правила поведения, корпоративные ценности
- Основные контакты
- Представить коллективу/команде, познакомить с наставником. Многие упускают этот момент, но он очень важный. Новичок должен видеть, с кем он будет работать и очень важно увидеть всех в лицо, а не просто услышать, что есть «кто-то». Если это удаленный сотрудник, то это можно организовать в системе zoom или внутренних корпоративных системах на 10-15 минут.
- Если HR-специалист сам занимается кадровым делопроизводством, то оформить все необходимые кадровые документы. Если нет, то направить к специалисту по кадрам и забрать его (если вы в офисе) после оформления документов.
- Разработка welcome box, заказ сувенирной продукции (если она входит в состав)
- Разработка наполнения Книги новичка, дизайнерское оформление на бесплатных или платных ресурсах или заказ оформления дизайнеру (при наличии бюджета)
Что необходимо сделать во второй день работы
- Ознакомление с планом работы на адаптационный период (с описанными планируемыми результатами и сроками выполнения)
Мы рекомендуем делать это именно во второй день, когда первые стрессовые ощущения от нового места (а первый день работы всегда достаточно стрессовый для новичка) сгладятся и новый сотрудник будет чувствовать себя более комфортно и спокойно.
- Совместно с наставником и руководителем отдела необходимо пройти по каждому пункту плана и ответить на все вопросы новичка
- Помочь оформить и правильно, в терминах планируемого результата создать план работы на период адаптации
- Проконтролировать, чтобы встреча состоялась и после встречи уточнить у новичка, точно ли ему все понятно. Это необходимо, чтобы избежать ситуации, что сотрудник постеснялся что-то спросить у новых коллег, чтобы не показаться «глупым»
Что необходимо делать ежедневно в течение всего периода адаптации
- Ежедневное обсуждение наставником и новичком текущих задач и появляющихся в процессе выполнения работы сложностей. По времени такие встречи могут занимать не более 10-15 минут, но они необходимы для эффективного освоения обязанностей.
- Контролировать, что данные встречи проводятся и новичок получает на них всю необходимую информацию
Что необходимо делать еженедельно (1 раз в неделю) в течение всего периода адаптации
- Еженедельное обсуждение (например, каждую пятницу в одно и тоже время) непосредственным руководителем, наставником и новичком текущих задач.
Отличаются от ежедневных встреч с наставником тем, что здесь уже совместно с руководителем можно обсудить более крупные цели и оперативно получить обратную связь по текущим результатам работы. Также эти встречи можно проводить в формате 1:1.
По времени такие встречи могут занимать не более 30 минут, но они также очень эффективны.
- Также контролировать, что данные встречи проводятся и новичок получает на них всю необходимую информацию
Повышение квалификации "Создание системы адаптации персонала в компании"
Что необходимо сделать в течение первого месяца работы
- Пригласить новичка для участия в welcome-тренинге, экскурсии по компании, иных корпоративных мероприятиях для новичков. В разных компаниях практикуются свои элементы корпоративной адаптации.
Цель таких мероприятий – из «первых рук» (например, от лица директора или ключевых производственных подразделений) рассказать о работе компании в целом и показать ценность работы каждого сотрудника в общей цели компании.
- HR-специалист вступает главным организатором таких мероприятий, приглашает к участию руководителей компании и ключевых подразделений, формирует план мероприятия, приглашает новичков.
Что необходимо сделать в экватор испытательного срока – через 1,5 месяца работы
- Сбор обратной связи (в форме анкеты, например) на предмет удовлетворенности работой от руководителя и нового сотрудника. Именно на этом этапе необходимо получить первый срез удовлетворенности взаимодействием между двумя сторонами, чтобы была возможность что-то подкорректировать до окончания испытательного срока.
- Промежуточная встреча руководителя, новичка и HR-специалиста по реализации плана работы на адаптационный период. Корректировка плана при необходимости.
- Разработать форму анкеты обратной связи, при необходимости оформить ее в электронном варианте (если вы будете проводить анкетирование в электронном виде)
- Обработать полученные результаты
- Дать обратную связь как новичку, так и руководителю
- Организовать и присутствовать на встрече, подводящей первые итоги работы нового сотрудника в должности. Именно на ней станет понятно, справляется новичок с работой или нет.
Что необходимо сделать за 1 неделю до окончания адаптационного периода / испытательного срока
- Итоговая встреча по реализации плана работы на адаптационный период. Наступил момент принятия решения о результатах прохождения испытательного срока.
Встреча проходит совместно – руководитель, наставник, новичок и HR-специалист. Каждый пункт плана оценивается на предмет выполнения/не выполнения. Если новичку не удалось выполнить поставленные перед ним задачи, то важно выяснить, с чем это связано и что ему помешало.
- Организовать и присутствовать на встрече, подводящей итоги работы нового сотрудника в должности. По итогам данной встречи будет принято решение – прошел сотрудник испытательный срок или нет.
На самом деле, если перед новичком были поставлены четкие задачи с понятным измеримым результатом, вовремя давалась обратная связь и он всегда мог обратиться к наставнику за советом и помощью – шансы, что сотрудник не пройдет испытательный срок, будут очень малы.
Что необходимо сделать не позднее, чем за 3 дня до окончания испытательного срока (ст.71 Трудового кодекса РФ)
- В случае непрохождения испытательного срока – письменно уведомить сотрудника с указанием причин непрохождения.
Такие ситуации очень редки, но каждый HR-специалист должен знать об этой норме трудового права.
- Также на этом этапе – в конце испытательного срока – можно измерить показатель eNPS, который покажет уровень лояльности новичков к компании. По нему можно судить, насколько новичок «прижился» в компании, насколько ему здесь комфортно и ориентирован ли он на долгосрочное сотрудничество с компанией.
Вся система адаптации в сводной таблице
Все элементы, которые мы с вами рассмотрели, разместили для удобства пользования в сводной таблице.
Какие главные задачи стоят перед HR-специалистом
- «Продать» идею внедрения системы адаптации первому лицу, показав все выгоды (в цифрах), которая компания получит в ближайшем будущем
- Сформировать всю систему адаптации и разработать каждый ее элемент
- Донести до руководителей компании важность соблюдения процедур и контролировать их реализацию