Blog

Как создать HR-отдел:
практическое руководство

HR-функция с самого начала оказывает огромное влияние на эффективность работы всей компании. Вполне возможно, что в вашей организации пока нет HR-отдела и реализуется только минимум кадровых функций. Или, возможно, вы уже начинаете или задумываетесь, как построить HR-отдел с нуля.

HR-отдел не только помогает обеспечить соответствие нормативным требованиям, но и играет важную роль в обеспечении вовлеченности и продуктивности сотрудников. Так как же создать HR-отдел? Расскажем, что нужно делать!

1. Изучите текущее состояние HR-функции в компании

Что учредители и/или линейные руководители создали с точки зрения найма персонала, политик управления персоналом и инструментов? Ознакомьтесь с текущим состоянием HR-функций, чтобы понять, с чего начать работу HR-отделу. В качестве отправной точки для оценки текущего состояния можно использовать следующую диаграмму:

Поместите каждую из функций по шкале от 0 (где ничего не существует) до 10 (процесс полностью создан и хорошо работает). Это будет хорошей отправной точкой для понимания необходимости старта, разработки или ведения определенного процесса управления персоналом в новом отделе.

Ответьте на следующие вопросы, чтобы понять текущее состояние:

  • Какие HR-инструменты существуют?
  • Нужно ли их заменять?
  • Нуждаются ли они в развитии?
  • Какова роль линейных руководителей?
  • За что они ответственны в части HR-функций?
  • Что они в настоящее время делают в части управления талантами?
  • Какая политики существуют?
  • Существуют ли основные стратегии в области занятости и кадровой политики? (Это будет наиболее срочным приоритетом для обеспечения соответствия вашей организации внешним требованиям)
  • Были ли приняты все меры по соблюдению минимальных рабочих стандартов?
  • Существуют ли какие-либо срочные приоритеты?

Таким образом, сочетание понимания текущего состояния по всем HR-функциям и самых срочных потребностей компании даст вам хорошую отправную точку для создания первых задач HR-отдела в компании.

2. Организуйте учет сотрудников и наладьте процесс кадрового учета.

HR отвечает за управление жизненным циклом сотрудника, а кадровый учет сотрудников являются отправной точкой.

Необходимо иметь четкое представление о том, сколько сотрудников в компании, и создавать документы, которые являются юридически необходимыми, а также они помогут вам в долгосрочной перспективе при работе над индивидуальными планами развития.

Для каждого сотрудника нужно иметь личную карточку сотрудника (или личное дело). Традиционно, раньше это делалось на бумажной основе, но большинство организаций внедряют цифровые инструменты для управления личными карточками сотрудников. Ниже приведены некоторые примеры документов, которые необходимо сохранить:

  • Рекрутинговые документы – включая резюме, записи с собеседований, оценки, заявления о приеме на работу. Обязательно нужно изучить и соблюдать закон о персональных данных при хранении этих документов.
  • Документация по заработной плате – расчетные листы, письма о повышении в должности (повышении зарплаты, приказы).
  • Записи о работе сотрудников – сбор всей письменной информации, электронных писем, сценариев переговоров.
  • Документы о прекращении сотрудничества
  • Заполненные протоколы обучения
  • Любые дисциплинарные процессуальные документы.

Вы можете обнаружить, что многие из этих документов существуют, но они не систематизированы или не оформлены. Начните со сбора той информации, которую сможете найти. А затем дополняйте свои записи. Поговорите со всеми линейными руководителями и руководителями организации и соберите у них как можно больше информации.

Это будет ваша стартовая база. Затем для каждой из упомянутых выше категорий создайте папки для каждого сотрудника и постепенно дополняйте. Обсудите со своим ИТ-отделом вопрос разработки безопасного способа хранения этих документов в электронном виде.

3. Начните с разработки правил и политик

Может быть, у вас пока нет никакой информации, а может быть уже собрана какая-то основная информация. Можно определить приоритеты наиболее важных политик и начать их составление.

Ниже приведены некоторые из правил и политик, которые могут быть разработаны:

  • Часы работы
  • Прием на работу
  • Управление производительностью
  • Сверхурочная работа
  • Расторжение отношений
  • Политика отпусков
  • Политика борьбы с дискриминацией (политика diversity)
  • Правила поведения сотрудников
  • Политика общения в социальных сетях
  • Политика конфиденциальности
  • Прохождение испытательного срока
  • Политика неразглашения информации
  • Политика в области охраны труда и техники безопасности
  • И другие

Убедитесь, что после разработки политики ее легко и просто понять. Каждый сотрудник должен быть с ними ознакомлен, и они должны быть легко доступны на ваших внутренних ресурсах.

4. Пропишите процесс отбора и приема на работу

Приведенное ниже изображение можно использовать в качестве руководства по построению процесса рекрутинга в компании:

Для каждого из этих этапов опишите:

  • Кто участвует
  • Используемые шаблоны/чек-листы
  • Задаваемые вопросы
  • Какие документы нужно собрать на каждом этапе.

В процессе адаптации новичков есть пять этапов, которые вам нужно проработать:

  1. До первого дня (предварительная адаптация)
  2. В первый день (ориентация)
  3. Первая неделя
  4. Первые 90 дней
  5. В конце первого года

На нашем сайте вы можете прочитать статью «Адаптация персонала:  из чего состоит система и какая роль HR-специалиста в этом процессе», чтобы более подробно разобраться в адаптации новичков.

5. Разработайте систему компенсаций и льгот в компании и утвердите ее.

Узнайте, из чего сейчас состоит структура материальной мотивации персонала, классифицируйте ее.  Начните с необходимого минимума, чтобы обеспечить соответствие требованиям законодательства.

Минимальная система мотивации может включать:

  • Заработную плату
  • Пенсионные накопления
  • Оплаченный отгул
  • Медицинское страхование

После того, как будет утвержден минимальный пакет мотивации, вы можете начать расширять компенсационный пакет и добавлять в него:

  • Премии
  • Доход от прибыли
  • Опционы на акции
  • Дополнительное страхование
  • Возмещение расходов на путешествия
  • Униформа/костюмы
  • Релокационные бонусы

Позже вы можете еще расширять компенсационный пакет и добавлять дополнительные льготы (например, поддержка здорового образа жизни, жилищная поддержка, бесплатное питание и т.д.), но делать это нужно только после того, как у вас создана базовая система. Имея различные виды льгот и преимуществ, вы можете создавать привлекательные компенсационные пакеты.

6. Посмотрите, какие технологии и системы уже внедрены в компании и подумайте о том, что вам еще нужно внедрить

Возможно, в компании уже внедрены некоторые инструменты (Slack, инструменты управления проектами и т.д.), а также электронные таблицы. Поскольку вы начинаете заново, это ваша возможность приобрести современную и полноценную систему, а не работать с  устаревшими HR-системами, которые могут ограничивать вас.

К основному функционалу системы относятся:

  • Расчет заработной платы
  • Управление персоналом (отгулы, посещаемость, графики)
  • HRIS – включает информацию о сотрудниках и всю необходимую кадровую документацию
  • ATS – система для работы с кандидатов. Используется для всех процедур поиска и отбора кандидатов на каждом этапе воронки.
  • Обучение и развитие
  • Управление производительностью

Опять же, определите приоритетный функционал для вашей системы, который должны быть в обязательном порядке, а затем добавьте те, которые будут способствовать развитию вашей организации. Например, инвестирование в расширенную систему управления персоналом данных и аналитики может оказаться нецелесообразным, если в организации работает только 20 сотрудников. Тем не менее, вам также нужно думать о долгосрочной перспективе и приобрести такую технологию, которая может масштабироваться по мере роста вашей организации.

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ СОТРУДНИКА И HR-ИНСТРУМЕНТЫ НА КАЖДОМ ЭТАПЕ

2-ДНЕВНЫЙ ОТКРЫТЫЙ ВОРКШОП

7. Проверьте документы компании на предмет соответствия законодательству

HR играет важную роль в обеспечении работоспособности организации и соблюдения всех законов о занятости. Как минимум, вы должны изучить все трудовое законодательство и соответствуют ли им положения, перечисленные выше в разделе  3 «Начните с разработки правил и политик».

Чтобы понять, соответствуют ли ваши политики минимальным требованиям, вы можете использовать следующую подсказку:

Помимо федеральных законов, которые должны быть учтены, необходимо также обеспечить учет всех региональных законов и правил. Что делать, если ваши сотрудники работают из другой страны? Существуют ли какие-либо законы, относящиеся к вашей отрасли?

8. Создайте руководство для сотрудников

Включите основные политики компании в руководство для сотрудников и поделитесь им со своими сотрудниками. Добавьте в него такую информацию, как миссия и ценности организации, и всю справочную информацию компании. Есть специальные конструкторы, которые помогут вдохновиться идеями при создании руководства для сотрудников, например, Handbooks.io.

9. Заложите основу для обучения и развития ваших сотрудников

Помощь сотрудникам в приобретении новых навыков и карьерном развитии является жизненно важной функцией HR-отдела. Следовательно, при создании отдела на ранней стадии  необходимо начинать с планирования обучения и развития.

Определите цели

Каковы цели и задачи вашей системы обучения и развития?

Определите необходимые компетенции и навыки

Необходимо понимать, на каком этапе развития сейчас находится ваша организация, куда она направляется (какие цели перед собой ставит) и какие навыки сотрудников у вас есть в настоящее время. Затем определите компетенции, необходимые для достижения поставленных целей. Можно проанализировать пробелы в навыках, чтобы понять, что существует, а что отсутствует.

Разговаривайте со своими сотрудниками

Общайтесь один на один с каждым сотрудником или поручите это делать линейным руководителям. Это даст представление о мотивации каждого сотрудника и о том, каким он видит свой карьерный путь, а также послужит стартовой точкой для создания индивидуальных планов развития.

Создайте план обучения

На основе анализа пробелов и потребностей вашей организации и сотрудников разработайте библиотеку учебных материалов и курсов. Это библиотека, которую линейные руководители могут предложить сотрудникам или которую сотрудники могут изучать самостоятельно. Также будет полезно добавить какие-либо обязательные учебные материалы, которые должны быть изучены каждым сотрудником.

Помогите в разработке персональных планов развития

Помогите каждому сотруднику разработать свой личный план развития. Предоставьте им необходимые ресурсы (наставники, тренеры, материалы) и убедитесь, что они реализуют свои планы.

10. Разработайте план по подбору персонала

Участвуйте в процессе планирования персонала, чтобы определить потребности вашей организации с точки зрения навыков, возможностей и сроков в долгосрочной перспективе. Создание такого плана поможет определить приоритеты и управлять HR-бюджетом.

Вы поймете, на каком из указанных выше пунктов необходимо сосредоточиться в первую очередь. Например, если ваша организация быстро растет, ключевым приоритетом будет создание выстроенного процесса закрытия вакансий. Это можно сделать только в том случае, если вы понимаете потребности вашей организации и планируете подбор по временным периодам.

11. Сформируйте свою HR-команду исходя из задач компании

Кого вы собираетесь нанять в свою команду? Это будет зависеть от ваших приоритетов и от того, с чем вам нужна наибольшая помощь. Например, если компания активно растет, может понадобиться рекрутер. Для высвобождения времени для выполнения стратегических задач может понадобиться HR-ассистент/администратор.

Перед тем как перейти к внешнему рекрутингу, нужно посмотреть внутри компании. В организации могут быть сотрудники, которые могут взять на себя некоторые обязанности HR или стремятся двигаться в этом направлении.

Или, возможно, вы начнете с найма менеджера по персоналу, который может выполнять смешанный функционал (например, рекрутинг и повседневные кадровые операции с персоналом). Опять же, все это зависит от потребностей вашей организации.

Подводя итог

Создание отдела по работе с персоналом в компании поможет нанять и удержать хороших сотрудников, привлечь новых кандидатов и повысить общую производительность бизнеса. Создать эффективный HR-отдел – не просто, но он окупится в ближайшем будущем.

И помните, что не нужно начинать с нуля или строить все самостоятельно. Есть готовые схемы работы, которые можно использовать и начинать не с “чистого листа”.

Полные руководства и схемы работы мы даем студентам учебного центра HReducation на программах профессиональной переподготовки и повышения квалификации, чтобы вы могли эффективно начать работу в новой компании или новой должности!

How to Build an HR Department: A Practical Manual, источник: AIHR.com

Перевод: HReducation.ru

Рекомендуем вам

Повышение квалификации “Ведение кадрового делопроизводства в организации” (118 ак.ч.)

35,500.00 ₽

Повышение квалификации “Локальные нормативные акты и иные организационные документы в организации ” (41 ак.ч.)

11,000.00 ₽

Повышение квалификации “Создание и продвижение HR-бренда компании” (52 ак.ч.)

35,000.00 ₽

Повышение квалификации “Создание системы наставничества в организации” (20 ак.ч.)

18,000.00 ₽

Повышение квалификации “Выявление и формирование потребности в обучении” (40 ак.ч.)

15,000.00 ₽

Повышение квалификации “Комплексная система управления персоналом в организации” (HR бизнес-партнер) (52 ак.ч.)

22,000.00 ₽

Курс-практикум “Инструменты работы рекрутера” (24 ак.ч.)

14,000.00 ₽

Повышение квалификации “Создание эффективной системы подбора персонала в организации” (56 ак.ч.)

22,000.00 ₽

Повышение квалификации “Создание результативной системы адаптации персонала в организации” (54 ак.ч.)

22,000.00 ₽

Курс-практикум “Разработка и оценка компетенций в рекрутинге” (16 ак.ч.)

10,000.00 ₽

Повышение квалификации “Аудит кадровой документации”

35,900.00 ₽

Повышение квалификации “Методология создания тренинга под запрос бизнеса”

56,900.00 ₽

Повышение квалификации “Эффективное обучение сотрудников компании” (40 ак.ч.)

15,000.00 ₽

Заявка на обучение

    Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности

    Форма обратной связи


      Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности

        Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Договором-офертой и Политикой конфиденциальности

          Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Договором-офертой и Политикой конфиденциальности

            Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности

            Форма обратной связи

              Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности

              Насколько хорошо вы умеете ставить цели в обучении и доводить обучающихся до результата? Ведь именно от этого зависит результат и успех вашей работы.

              Эксперт Людмила Мишина предлагает Вам пройти  Тест. Целеполагание в обучении и проверить себя!

              1 минута вашего времени и всего 5 вопросов!

              Начнем?

                Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности

                  Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Договором-офертой и Политикой конфиденциальности

                  [hubspot type=form portal=7953027 id=ed79eb3c-61b0-4beb-a9f7-385c8536499b]

                  <script charset=”utf-8″ type=”text/javascript” src=”//js.hsforms.net/forms/shell.js”></script>
                  <script>
                  hbspt.forms.create({
                  region: “na1”,
                  portalId: “7953027”,
                  formId: “50dbca77-b9e8-47a7-9380-9d01eeb439dc”
                  });
                  </script>

                  Бесплатный
                  4-дневный курс

                  Погружение в профессию
                  "HR-менеджер"

                  Изучите ключевые направления работы в HR сфере!

                  Приглашаем на прямые эфиры с нашими экспертами. Давайте общаться в социальных сетях, там мы будем вас о них извещать