Blog

Матрица RACI - руководство по применению

Путь между началом и завершением проекта не всегда прямолинеен. Из-за постоянно растущих требований бизнеса, новых инструментов и технологий, удаленной работы команды или постоянных изменений на рынке легко потерять из виду свои проекты и то, кто за что отвечает, чтобы завершить их вовремя.

Матрица RACI – это простой инструмент управления проектами, который поможет вам визуализировать ваши инициативы и определить задачи, роли и обязанности, связанные с успешным завершением проекта.

Эта матрица может оказаться особенно полезной на этапе планирования проекта, когда планируется рабочая нагрузка на сотрудников, при ускорении процессов утверждения и принятия решений или уточнении полномочий для выполнения определенных задач.

Полезная матрица RACI поможет вам обеспечить прозрачность коммуникаций, избежать перегрузки ключевых участников и заинтересованных сторон и установить четкие ожидания для команды проекта. Посидеть с ключевыми участниками и заинтересованными лицами и набросать матрицу RACI – отличный способ прояснить ожидания, а если есть противоречивые мнения, вынести их на всеобщее обозрение. Проблема, конечно, в том, что всегда будут серые зоны. Не ждите, что матрица RACI устранит все конфликты вокруг полномочий по принятию решений.

Тем не менее, вы можете использовать ее как инструмент для стимулирования взаимодействия и прояснения разногласий, чтобы их выявить и решить возможные проблемы.

Это руководство поможет вам и вашей команде:

  • Определить задачи проекта.
  • Определить роли и обязанности.
  • Создать визуальный инструмент для отслеживания ролей и обязанностей в проекте.

Во-первых, давайте начнем с понимания того, что такое матрица RACI. Матрица RACI – это инструмент, используемый для отображения ролей и обязанностей ключевых участников и заинтересованных лиц в рамках процесса или деятельности. Она позволяет определить, кто и каким образом участвует в выполнении той или иной задачи проекта. Более конкретно, она помогает нам определить, кто несет ответственность и принимает решение, кто исполнитель, кто консультируется и оказывает экспертную поддержку или информируется по каждой из задач проекта. Понимание нюансов между этими четырьмя категориями очень важно для успешного использования диаграммы RACI, поэтому давайте дадим им определение:

Исполнители (R) – это люди, которые предпринимают действия для выполнения задачи. Они отвечают за работу или принимают решение. За выполнение задачи может отвечать несколько человек, но для эффективности процесса принятия решений старайтесь, чтобы за выполнение одной задачи отвечал один человек.

Ответственный / подотчетный (A)  – это человек, которому принадлежит задача или результат. Он может не выполнить работу сам, но он несет ответственность за то, чтобы она была завершена. Чтобы избежать путаницы и распределения ответственности, лучше иметь одного ответственного человека для каждой задачи проекта.

Консультируемый (C) – это лицо, роль или группа, которые помогут выполнить задачу. Они будут иметь двустороннюю связь с людьми, ответственными за выполнение задачи, предоставляя информацию и обратную связь по выполнению задачи.

Информированные (I) – это люди, роли или группы, которые должны быть в курсе хода выполнения задачи. Они не будут иметь двусторонней связи, но держать их в курсе необходимо, поскольку на них повлияет конечный результат задачи/проекта.

Составить матрицу RACI относительно просто. Вы можете сделать это в три простых шага:

Шаг 1 - Определите задачи проекта.

Определить задачи проекта можно путем составления схемы всех шагов, которые необходимо выполнить для завершения проекта. Допустим, вы размещаете новое объявление о работе на своем сайте и на местной доске объявлений. Вот некоторые из задач, которые вам нужно будет выполнить.

  • Определение роли/должности, на которую вы нанимаете сотрудника
  • Создание новой заявки в вашей системе отслеживания кандидатов
  • Подготовка описания вакансии, которое найдет отклик у вашей целевой аудитории
  • Загрузить его на свой сайт и на джоб-сайты

Вы можете разбить эти задачи на еще более мелкие подзадачи, но для простоты мы оставим их на этом уровне.

Шаг 2 - Определите своих ключевых участников и заинтересованных лиц (стейкхолдеров)

Скорее всего, вы не сможете выполнить все эти шаги самостоятельно, да и не должны. Составление карты всех заинтересованных сторон, вовлеченных в проект, даст вам четкое представление о людях или командах, на которых вы можете рассчитывать перед началом проекта.

Используя в качестве примера наше объявление о вакансии, вот некоторые из стейкхолдеров, которые вы должны нанести на карту на этапе 2:

  • Вы как руководитель проекта
  • Внутренний рекрутер
  • Нанимающий менеджер
  • Копирайтер
  • Внешнее кадровое агентство

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ СОТРУДНИКА И HR-ИНСТРУМЕНТЫ НА КАЖДОМ ЭТАПЕ

2-ДНЕВНЫЙ ОТКРЫТЫЙ ВОРКШОП

Шаг 3 - Создание матрицы RACI

Объединив наши задачи из Шага 1 с нашими стейкхолдерами из Шага 2, мы создаем основу для нашей матрицы RACI. Ваша задача как руководителя проекта – определить роли, которые эти участники будут играть в каждой из задач проекта (R/A/C/I).

В данном примере показано, что наш внутренний рекрутер несет ответственность за создание новой вакансии. Когда придет время размещать объявление о вакансии, наш внутренний рекрутер будет размещать объявления на вашем сайте, а внешнее агентство будет размещать объявление на джоб-сайтах. Вы по-прежнему являетесь владельцем всего проекта, поэтому вы несете ответственность за публикацию окончательного варианта объявления о работе.
Вы обязаны убедиться, что внутренний рекрутер и агентство выполнили свою работу правильно.

Вот еще несколько моментов, которые следует учитывать при составлении диаграммы RACI:

  • Сбалансируйте обязанности. Если один участник отвечает за слишком много задач в проекте, это может стать серьезным узким местом, не говоря уже о том, что это может оказаться для него непосильной задачей. Используйте матрицу RACI, чтобы лучше распределить обязанности на этапе планирования проекта.
  • Делегируйте ответственность. Вы всегда лучший? Заманчиво возложить ответственность за все на себя (или вашего руководителя), но делегирование ответственности, а не только обязанностей, будет способствовать развитию вашей команды. Убедитесь, что они могут справиться с ответственностью и что они в состоянии принимать решения. Во многих случаях, если за выполнение такой задачи отвечает человек с практическим опытом и знающий процесс, это может повысить общее качество проекта.

Но не передавайте ответственность на аутсорсинг. Нанять внешнюю сторону для выполнения задачи или даже целого проекта может быть отличной идеей, но не забывайте, что ответственность должна быть внутренней. Ни один поставщик не знает вашу организацию и не готов бороться за ваш проект так, как ваши штатные талантливые специалисты. Кроме того, ваши клиенты и сотрудники и так считают вас ответственным за все, что происходит в вашей организации.

Самое замечательное в матрице RACI то, что вы можете увеличить или уменьшить ее масштаб в соответствии с масштабом вашего проекта. Вот как можно использовать диаграмму RACI для планирования двухдневного выездного тренинга для команды:

Чем сложнее становится проект, тем больше помогает обзор задач, обязанностей и участников.

Шаблон.

Вот пустой шаблон, который вы можете использовать для создания своей первой матрицы RACI. Вы можете настроить ее в соответствии с масштабом вашего проекта.

Подведем итоги

Матрица RACI может стать отличным способом планирования обязанностей, распределения ответственности за выполнение задач и устранения недопонимания или дублирования между ключевыми участниками. Чтобы получить максимальную отдачу от матрицы RACI, помните следующие правила:

  • У каждой задачи должно быть (только) одно ответственное лицо.
  • У каждой задачи должно быть (как минимум) один исполнитель.
  • Создайте четкую стратегию для участников, с которыми вы хотите консультироваться, и для тех, кого вы хотите информировать.

Использование RACI на стадии планирования проекта может помочь вам сбалансировать автономию отделов и контроль со стороны головного офиса, управлять динамикой взаимодействия в небольших командах, установить четкие ожидания и создать прозрачность в отношении ролей и обязанностей команд вашего проекта.

RACI CHART Guidebook, источник: aihr.com

Перевод: HReducation.ru

Рекомендуем вам

Повышение квалификации “Ведение кадрового делопроизводства в организации” (118 ак.ч.)

35,500.00 ₽

Повышение квалификации “Локальные нормативные акты и иные организационные документы в организации ” (41 ак.ч.)

11,000.00 ₽

Повышение квалификации “Создание и продвижение HR-бренда компании” (52 ак.ч.)

35,000.00 ₽

Повышение квалификации “Создание системы наставничества в организации” (20 ак.ч.)

18,000.00 ₽

Повышение квалификации “Выявление и формирование потребности в обучении” (40 ак.ч.)

15,000.00 ₽

Повышение квалификации “Комплексная система управления персоналом в организации” (HR бизнес-партнер) (52 ак.ч.)

22,000.00 ₽

Курс-практикум “Инструменты работы рекрутера” (24 ак.ч.)

14,000.00 ₽

Заявка на обучение

    Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности

    Форма обратной связи


      Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности

        Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Договором-офертой и Политикой конфиденциальности

          Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Договором-офертой и Политикой конфиденциальности

            Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности

            Форма обратной связи

              Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности

              Насколько хорошо вы умеете ставить цели в обучении и доводить обучающихся до результата? Ведь именно от этого зависит результат и успех вашей работы.

              Эксперт Людмила Мишина предлагает Вам пройти  Тест. Целеполагание в обучении и проверить себя!

              1 минута вашего времени и всего 5 вопросов!

              Начнем?

                Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности

                  Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Договором-офертой и Политикой конфиденциальности

                  [hubspot type=form portal=7953027 id=ed79eb3c-61b0-4beb-a9f7-385c8536499b]

                  <script charset=”utf-8″ type=”text/javascript” src=”//js.hsforms.net/forms/shell.js”></script>
                  <script>
                  hbspt.forms.create({
                  region: “na1”,
                  portalId: “7953027”,
                  formId: “50dbca77-b9e8-47a7-9380-9d01eeb439dc”
                  });
                  </script>

                  Бесплатный
                  4-дневный курс

                  Погружение в профессию
                  "HR-менеджер"

                  Изучите ключевые направления работы в HR сфере!

                  Приглашаем на прямые эфиры с нашими экспертами. Давайте общаться в социальных сетях, там мы будем вас о них извещать